Manual deProcedimientos

Departamento de Alumnos — Carreras Presenciales Turno Tarde

Instituto de Formación y Educación Superior (IFES)

Sedes: Neuquén & Rincón de los Sauces
▼ Deslizá para explorar

¿Qué hace el Departamento?

Nexo entre el alumno y la institución, desde el ingreso hasta el egreso

📋

Legajos

Recepción, carga y resguardo de documentación académica.

💬

Asesoramiento

Orientación sobre trámites, correlatividades e inscripciones.

📈

Gestión SIU

Carga de asistencias, notas, actas y constancias en el sistema.

📝

Actas

Generación y cierre de actas de regularidad, promoción y examen.

🛡

Seguros

Gestión de pólizas para actividades fuera del campus.

🤝

Articulación

Coordinación con Sec. Académica, Bienestar y Coordinaciones.

14Carreras activas
+1300Alumnos por ciclo
5Períodos de mesas
2Sedes: NQN + RDLS

Calendario Anual

Cada procedimiento en el mes y momento del año en que se ejecuta

ENE

ENE

Inicio del ciclo administrativo

Recepción de Inscripciones

Los 3 procesos simultáneos: SIU, Asesoramiento y Legajos.

Todo el mes

Inicio de Reinscripción Anual

Verificar estado activo/pasivo y pagos en EDUCATIO.

Mediados de enero

Seguimiento de Ingresantes

Contacto 24-48hs post-pago: email + WhatsApp + llamado a las 72hs.

Continuo
FEB

FEB

Mesas de verano + Ingreso

Inscripción 1er Llamado Mesas

Apertura de inscripción al primer llamado de febrero.

Inicio de febrero

Mesas de Examen – 1er Llamado

Primera tanda de mesas ordinarias de verano.

Primera quincena

Ciclo Introductorio Tecnicaturas

Se abre inscripción al 2do llamado en paralelo.

Mediados de febrero

Mesas de Examen – 2do Llamado

Se extiende hasta primera semana de marzo.

Última sem. feb – inicio mar

Último día entrega legajos

Fecha límite para legajos completos sin excepción.

Fin de febrero
MAR

MAR

Inicio de clases

Ciclo Prácticas Docente

Período de prácticas para profesorados.

Primera quincena

Inscripción a Cursadas

Publicar comisiones en SIU, plataforma IFES y WhatsApp.

Inicio segunda semana

Procesar inscripciones + Reclamos

Procesamiento en SIU e inscripciones manuales.

Segunda semana

Inicio de Clases

Comienzo formal del ciclo lectivo.

Mediados de marzo

Equivalencias + Procesar exámenes

Último día equivalencias y procesamiento mesas pendientes.

Tercera/cuarta semana
ABR

ABR

⚠️ Mes crítico – Pico de bajas

Documentación de ingresantes

Revisión y carga de documentación pendiente.

Todo el mes

Monitoreo de bajas

Abril concentra +20% de las bajas anuales. Coordinar con Bienestar.

Todo el mes

Certificados médicos

Recepción y carga al sistema.

Continuo
MAY

MAY

Mesas extraordinarias + Egresos

Inscripción mesas especiales

Apertura de inscripción a mesas extraordinarias.

Segunda semana

Procesar inscripciones

Verificar pago derecho examen 72hs hábiles antes.

Mediados de mayo

Mesas Extraordinarias

Mismo procedimiento que las ordinarias.

Tercera semana

Actos de Egreso

Tecnicaturas y Profesorados (días consecutivos).

Tercera semana
JUN

JUN

Cierre del 1er cuatrimestre

Control títulos secundarios

Quienes adeuden no podrán seguir cursando.

Inicio de junio

Proceso 2 actas de regularidad

Generación y comparación con listas de asistencia.

Primera a tercera semana

Procesar insc. materias 1er cuatri

Procesamiento de inscripciones pendientes.

Primera a segunda semana

Generar Actas de Regularidad

Entrega a Sec. Académica para docentes.

Segunda semana

Informe de estado + Últ. sem. clases

Entrega informe y cierre de clases presenciales.

Última semana

Semana de recupero

Recuperar clases antes del receso.

Fin jun – inicio jul
JUL

JUL

Mesas ordinarias + Receso

Control títulos para mesas

Verificar que no adeuden materias de nivel medio.

Primeros días

Inscripción mesas ordinarias

Apertura de inscripción a mesas de julio.

Primera semana

Procesar inscripciones

Procesamiento en SIU.

Mediados de julio

Mesas de Examen + Coloquios

Mesas ordinarias y coloquios de profesorados.

Segunda quincena

Proceso 4: Cierre definitivo actas

Carga asistencia real, notas y cierre de regularidad/promoción.

Fin jul – inicio ago
AGO

AGO

Inicio del 2do cuatrimestre

Inscripción cursadas 2do cuatri

Apertura inscripción materias segundo cuatrimestre.

Primeros días

Inicio de clases

Comienzo del segundo cuatrimestre.

Segunda semana

Procesar insc. + Control títulos

Procesamiento inscripciones y control títulos secundarios.

Cuarta semana

Jornadas Prácticas Profesionales

Evento institucional para tecnicaturas.

Fin de agosto
SEP

SEP

Mesas extraordinarias

Inscripción mesas especiales

Apertura mesas extraordinarias de septiembre.

Primera semana

Mesas especiales septiembre

Verificar pago derecho de examen.

Mediados de septiembre

Informe de estado

Informe del segundo cuatrimestre.

Cuarta semana

Procesar insc. pendientes

Inscripciones a cursadas pendientes.

Fin de septiembre
OCT

OCT

Cierre actas + Preinscripciones

Procesar insc. 2do cuatri y anuales

Procesamiento final de inscripciones.

Primera semana

Proceso 2 actas de regularidad

Cierre actas 2do cuatrimestre y anuales.

Todo el mes

Preinscripciones ciclo siguiente

Seguimiento diario en Notion.

Desde inicio de octubre

Preparar mesas de diciembre

Las mesas más concurridas del año.

Fin de octubre
NOV

NOV

Cierre anuales + Prep. mesas dic.

Generar actas reg. 2do cuatri/anuales

Generación formal de actas.

Primera semana

Última semana de clases

Cierre del segundo cuatrimestre.

Tercera semana

Coloquios promoción + Recupero

Coloquios y recupero de clases.

Cuarta semana

Inscripción mesas diciembre

Apertura inscripción mesas ordinarias dic.

Fin nov – inicio dic

Informar requisitos reinscripción

Planillas, calendario y aranceles para el siguiente ciclo.

Durante noviembre
DIC

DIC

🔴 Mesas más concurridas del año

Mesas de examen diciembre

Requieren preparación anticipada de toda la logística.

Primera a tercera semana

Semana de egresados

Actos de egreso de fin de año.

Últ. semana antes de receso

Cierre de actas anuales

Cierre definitivo + Excel liquidación mesas.

Antes del receso

Continuidad preinscripciones

Mayor actividad en enero-febrero.

Continuo

Procedimientos Detallados

Paso a paso de cada proceso clave

Se realiza dos veces al año. Los 3 procesos se ejecutan simultáneamente.

📋 Proceso 1 – SIU / EDUCATIO

  • Arrojar reporte de Altas desde EDUCATIO y preinscriptos desde SIU
  • Armar cursadas con horarios de Sec. Académica
  • Registrar alumnos en SIU: carga de legajos y número de legajo
  • Ingresar en plataforma IFES y matricular en materias
  • Generar usuarios en SIU (con DNI)

💬 Proceso 2 – Asesoramiento

  • Email de bienvenida + video + PDF (24-48hs post-pago)
  • Crear grupo de WhatsApp por carrera
  • Curso de ingreso (Ciclo Introductorio)
  • Llamado telefónico a las 48-72hs
  • Seguimiento hasta confirmar recepción e ingreso al grupo

📁 Proceso 3 – Legajos

  • Recepción de legajos COMPLETOS sin excepción
  • Carga de legajos al sistema SIU
  • Seguimiento de quienes adeudan materias de Nivel Medio
  • Registro de cada interacción en Notion
Verificar estado del alumno

Revisar en EDUCATIO si está activo/pasivo y pagos al día.

Activar usuario si necesario

Solicitar cambio de calidad a Bienestar.

Documentación actualizada

Si inactivo +1 año: solicitar documentación actualizada.

Reinscribir en SIU

Matrícula » Inscripciones » Reinscribir a propuesta.

⚠️ En noviembre

  • Informar requisitos, valores y procesos de reinscripción
  • Entregar planillas, calendario y aranceles

Ordinarias: feb/mar, jul, dic. Extraordinarias: may, sep. Mismo procedimiento para todas.

Solicitar fechas a Sec. Académica
Crear mesas en SIU
Publicar fechas en SIU y WhatsApp
Revisar reclamos + inscripciones manuales

Verificar pago, correlativas y estado de materia.

Verificar condición Libre/Regular

Libre afecta régimen de correlatividades.

Procesar inscriptos (controlar libres)
Completar Día a Día (Excel para aulas)
Generar reporte y actas de examen
Post-mesa: cerrar actas + Liquidación

⚠️ Requisitos para rendir

  • Inscripción/reinscripción a propuesta vigente
  • Libre: abonar derecho de examen 72hs hábiles antes
  • Correlatividades aprobadas según plan

Se generan dos veces al año. Proceso dividido en 4 etapas para evitar sobrecarga.

Proceso 1: Procesar alumnos inscriptos

Verificar correlatividades y casos especiales.

Proceso 2: Generar actas de regularidad

Comparar con listas de asistencia. Reporte por carrera.

Proceso 3: Imprimir asistencias

Combinar actas + reporte de asistencia.

Proceso 4: Cierre definitivo

Asistencia real + notas + cierre (Promoción/Regular/Libre/Recursa).

Docente informa la actividad
Completar Planilla de Seguro

Datos docentes, alumnos, fecha y lugar.

Enviar desde segurosterciario@ifes.edu.ar
Solicitar póliza y extensión
Seguimiento en Notion
Verificar póliza ANTES de la actividad

Actas: Cómo Completarlas

Cuadro de Situación

CondiciónParcialesAsistenciaResultado
PROMOCIÓNAprueba ambos≥ 75%Nota numérica
REGULARAprueba (con recup.)≥ 60%Pasa a Final
LIBRENo aprueba< 60%Libre
RECURSAInsuficienteN/ARecursa

✅ Reglas clave

  • Notas de parciales, recuperatorios y TPs: siempre NUMÉRICAS
  • Resultado final: siempre en TEXTO
  • Solo nota numérica en resultado para PROMOCIÓN
  • El docente NO evalúa asistencia — eso lo hace Dpto. Alumnos

Libreta del Estudiante

📖 Cómo completar

  • Primeras hojas: datos personales y carrera
  • Materias Promocionadas: letra “P”
  • Aprobadas con Final: “Ex” o “E”

Comandos SIU – Referencia Rápida

📋 Procesos Generales
Ficha del alumnoMatrícula » Reportes » Ficha
Generar perfilMatrícula » Inscripciones » Inscribir
Generar legajosMatrícula » Actualizaciones
Acceso usuario (DNI)Matrícula » Personas
ReinscribirMatrícula » Inscripciones
ComunicadosComunicación » Enviar
Plan de estudioMatrícula » Reportes
📚 Inscripciones y Cursadas
Inscribir a cursadaCursadas » Inscripciones
Procesar pendientesCursadas » Inscripciones » Procesar
ExceptuarCursadas » Inscripciones » Exceptuar
Crear comisionesCursadas » Comisiones
Distribuir alumnosCursadas » Comisiones » Distribuir
Fuera de términoCursadas » Inscripciones
📝 Mesas de Examen
Administrar mesasExámenes » Mesas
Procesar inscripcionesExámenes » Inscripciones
Reporte inscripcionesExámenes » Reportes
Generar actasExámenes » Actas » Generar
Cerrar actasExámenes » Actas » Cerrar
Cargar notasExámenes » Actas » Notas
📈 Actas y Asistencia
Generar actas regularesCursadas » Actas » Generar
Cargar notas en actasCursadas » Actas » Notas
Cerrar actas reg/promCursadas » Actas » Cerrar
Imprimir asistenciaAsistencia » Imprimir
Registrar asistenciaAsistencia » Registrar
Historial inasistenciasAsistencia » Reporte